Für Event-Planer · Hochzeits-Organisatoren · Corporate-Events · Catering-Koordination

Lead in 5 Min gescoped. Angebot innerhalb 24h.

Vocitos KI macht Event-Intake (Hochzeit, Corporate, Jubiläum, Festival), liefert Angebot aus Paketen und koordiniert Vendors (Catering, DJ, Fotograf, Location). Für Event-Planer und Hochzeits-Organisatoren. Ab €99/Monat.

Live-Demo-Call testen 15-Min-Erklärung buchen

Lead-Intake In 8 Minuten live Vendor-Koordination

Was Vocito für dich macht

Event-Planer = Leads + Scoping + Vendors + Execution.

Lead-Volumen saisonal (Hochzeiten April-Okt). Scoping kostet 2-3 Stunden pro Lead. Vendor-Koordination fragmentiert. Klienten-Updates 24/7. Vocito automatisiert Intake + Admin.

Wann	Jetzt — manuell	Mit Vocito
Brautpaar fragt Angebot	Discovery-Call planen (3-5 Tage)	KI fragt 15 Fragen, liefert Pre-Angebot innerhalb Stunde
Lead nicht qualifizierend (Budget zu niedrig)	Zeit verschwendet im Call	KI verweist auf Selbst-organize-Paket oder Partner-Vendors
Vendor (DJ) Bestätigung nötig	Mail-Thread, Antwort 2 Tage später	KI fragt Vendor + tracks Bestätigungen im Dashboard
Klient fragt 'was anziehen, Wetter-Vorhersage?'	Abend-WhatsApp vom Event-Planer	KI antwortet 24/7 aus Event-Kontext
Event ausgeführt	Kein Follow-up	Auto-Mail: 'Fotos teilen? Review auf Google?'
1 Jahr Jubiläum	Kein Kontakt	Auto-Mail: 'glückliches Jubiläum! Foto-Erinnerung + Jubiläum-Deal'

So funktioniert es

Drei Features, die Event-Planung skalierbar machen.

Event-Intake-Automation

Lead-Inquiry: KI fragt 15 Fragen (Event-Typ, Datum, Gäste-Anzahl, Budget-Range, Location-Präferenz, Thema, Deal-Breakers). Matched an deine Pakete + Vendor-Angebot. Liefert Pre-Angebot-Vorlage innerhalb 1 Stunde, nicht 5 Tagen. Für Budget-Mismatch: Weiterleitung an Self-Service-Tools.

Vendor-Koordinations-Hub

Pro Event: KI tracked welche Vendors benötigt (Catering, DJ, Fotograf, Location, Blumen, Transport). Sendet Requests an vor-gekoppelte Vendors. Tracked Bestätigungen + Deadlines im Dashboard. Für 50+ Events pro Jahr: bespaart 8h/Woche Vendor-Admin.

Klient-Portal + 24/7 Fragen

Klient hat Event-Portal: Vendor-Übersicht, Timeline, Payment-Schedule, Dress-Code, Wetter-Update. KI beantwortet 24/7 Fragen ('wie viele Parkplätze?', 'können wir früher anfangen?'). Für Planer: nächtliche Fragen weg.

Echte Zahlen

"Ich plante 30 Hochzeiten pro Jahr, war 12h/Tag an Administration. Mit Vocitos Intake + Vendor-Koordination: 45 Hochzeiten pro Jahr, 9h/Tag. Plus 24/7 Klienten-Fragen weg = ich schlafe wieder nachts."

Inhaber · Wedding-Planner Bayern (45 Hochzeiten/Jahr)

+50%

Events/Jahr

0 Calls

nachts

Häufig gestellte Fragen

Was Event-Planer vor dem Start fragen

Funktioniert das mit unserer Software (Aisle Planner, HoneyBook, eigene Notion)?

Ja. Native Integrationen mit Aisle Planner, HoneyBook, Dubsado, 17hats. Für Notion/Airtable: 2-Way-Sync via API. Klient-Daten, Vendors, Timelines: bi-direktional.

Wie weiß KI welche Vendors zu Event passen?

Du konfigurierst deine Vendor-Datenbank (DJs, Caterer, Fotografen, Locations) mit Spezialitäten (Hochzeit, Corporate, Festival) und Preis-Range. KI matched an Event-Anforderungen. Für Niche-Events: Eskalation an Planer.

Was mit Klient-Emotionen bei persönlichen Events (Hochzeit)?

KI ist empathisch + warm im Tone-of-Voice: 'was für eine aufregende Zeit! Lass uns Schritt-für-Schritt planen.'. Für schwierige Gespräche (Budget-Überschreitung, Vendor-Cancel): direkte Eskalation an Mensch.

Wie funktioniert Tag-des-Events-Koordination?

Tag-des-Events-Modus: KI sendet Timeline-Reminders an Vendors ('Catering liefert 14:00 wie abgesprochen'), notifiziert Klient bei Milestones, und eskaliert direkte Issues an Event-Manager. Backup-Protokoll für Störungen.

Kostet das nicht mehr als ich an 1 Event verdiene?

Vocito ab €99/Mo. Für Wedding-Planner mit €3-8k/Hochzeit Revenue: 1 extra Hochzeit pro Jahr = ROI 10×. Plus Zeitsparen auf Admin.

50% mehr Events. 0 Calls nachts.

Konfiguriere deine Pakete + Vendor-Datenbank, und Vocito startet heute.

Kostenlose 7-Tage-Testversion starten

Keine Kreditkarte · €20 Beta-Guthaben · Aisle Planner/HoneyBook inbegriffen