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RFP bis Buchung. Plus Multi-Vendor am Event-Tag.

Vocitos KI macht 24/7 RFP-Intake (Request for Proposal), plant Tour-Buchungen in deinem Kalender und koordiniert am Event-Tag zwischen Kunde + Caterer + DJ + AV-Lieferant + Dekoration. Ab €299/Monat.

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RFP-Engine In 8 Minuten live Multi-Vendor-Koordination

Was Vocito für dich macht

Veranstaltungsort = RFP-Funnel + Tour + langer Salescycle + Multi-Vendor.

Pro Buchung: 6-12 Monat Salescycle, 5+ Vendors am Event-Tag, Verträge 5-fach. PM-schweres Werk. Vocito orchestriert alles.

Wann	Jetzt — manuell	Mit Vocito
RFP-Anfrage	Mail/Web-Form, Sales-Team antwortet 2-3 Tage	KI bestätigt + startet RFP-Flow innerhalb 30 Min
Tour-Planung	Mail hin-her für Slot	KI bietet 3 Slots, Kunde wählt, Kalender gefüllt
Nach Tour	Sales-Trajekt 3-6 Mo, Kontakt verloren	Auto-Follow-up-Serie: Testimonials, Vergleicher, Verfügbarkeit
Vertrag	Hin-her für Vendors, endlose Mails	Auto-Intake für Caterer/DJ/AV-Wahl mit genehmigter Liste
Event-Tag	Koordinator-Stress: 5 Vendors, Kunde-Brautpaar	KI dispatches alle Vendors, alarmiert nur bei Issues
Post-Event	Kunde verschwindet nach Danke	Auto-Follow-up: Review-Frage + Jahr-Jubiläums-Angebot

So funktioniert es

Drei Features, die Veranstaltungsorte von RFP zu Revenue bringen.

RFP-Intake + Auto-Angebot

KI fragt: Typ Event (Hochzeit, Konferenz, Gala, Privat), Anzahl Gäste, gewünschtes Datum, Budget-Range, Must-haves (Catering inklusive, Audio-Visuell, Parking). Generiert Angebot aus deinen Saal-Paketen (€X/Person excl. Catering, €Y all-in) + Verfügbarkeits-Check. Für RFPs, die nicht passen: höfliche Ablehnung.

Tour-Buchung + Multi-Touch-Nurture

Tour-Anfrage = KI bietet 3 Slots aus deinem Kalender. Tour gehalten = Auto-Follow-up-Serie: Tag 3 ("Fragen?"), Tag 7 (Testimonial-Video), Tag 14 ("alternative Daten verfügbar"). Für lange Salescycles (6-12 Mo): monatliche Nurture mit saisonalen Themen + Vergleichern.

Multi-Vendor-Koordination am Event-Tag

Vorab: KI sammelt Info pro Vendor (Caterer: Anzahl, Diät, Set-up-Zeit; DJ: Musik-Vorlieben, Set-up-Zeit; AV: Technik-Spec). Event-Tag: Auto-Call-Sheet für jeden Vendor, Echtzeit-Koordination via WhatsApp. Issues eskalieren direkt zum Koordinator. Spart 6-8 Stunden PM-Zeit pro Event.

Echte Zahlen

"RFPs kamen kontinuierlich rein via Booking-Plattformen, aber wir konnten nicht schnell genug reagieren. Mit Vocito: 30 Min Response-Zeit statt 3 Tage. RFP-Konversion von 14% auf 38%. Plus: Event-Tag-Koordination automatisch — unser Koordinator verwaltet jetzt 2x so viele Events."

Manager · Hochzeitslocation München (120 Events/Jahr)

+171%

RFP-Konversion

2×

Events pro Koordinator

Häufig gestellte Fragen

Was Veranstaltungsorte vor dem Start fragen

Funktioniert das mit meiner Event-Software (Cvent, Tripleseat, Tripleseat Banquet)?

Ja. Native Integrationen mit Cvent, Tripleseat, Banquet. Für andere: CSV + Webhooks. Event-Daten, Kunden-Daten, Vendor-Kontakte: bi-direktional.

Wie kann KI 6-12 Monat Salescycle warm halten?

Pro Lead in Pipeline: monatliche Touches mit Content-Mix: Testimonials, Real-Event-Fotos, saisonale Themen (Frühlings-Hochzeiten), Verfügbarkeits-Alerts ("beliebtes Datum X wird frei"). Keine kalten Follow-ups — kontextreich und relevant.

Was mit präferierten-Vendor-Listen?

Pro Typ Vendor (Caterer, DJ, Fotograf, Dekoration, AV) eine genehmigte Liste mit Partner-Tarifen. Kunde wählt aus dieser Liste (oder bringt eigene, sofern wir akzeptieren). KI facilitates Intake zwischen Kunde und Vendor. Provision von Partnern ist konfigurierbar.

Wie funktioniert Event-Tag-Koordination technisch?

Vor Event: Dossier mit allen Vendors + Timeline + Diät-Info + technische Specs. Event-Tag: KI hat WhatsApp-Gruppe mit allen Vendors + deinem Koordinator. KI prüft jede Phase (Set-up, Zeremonie, Diner, Tanz), eskaliert Issues. Koordinator frei für Kundenkontakt.

Wie viel kann ich pro Event sparen?

Pro Event typisch 8-12 Stunden PM-Zeit (Intake, Follow-up, Vendor-Koordination). Bei €40-60/Std Koordinator-Lohn: €320-720 gespart pro Event. Für Location mit 100+ Events/Jahr: €32-72k gespart. Plus: höhere RFP-Konversion = mehr Events.

RFP-Konversion von 14% auf 38%.

Importiere deine Vendor-Listen, konfiguriere Paket-Preise, und Vocito startet RFP-Intake ab heute.

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