Voor cateraars · event-catering · bedrijfscatering · bruidscatering

Bruiloft-catering offerte in 5 min. Niet 3 dagen.

Vocito's AI doet event-catering intake (bruiloft, bedrijfsevent, festival), berekent offerte uit je pakket-prijs + personen + locatie, en tracked dieet-eisen tot op gast-niveau. Vanaf €299/mnd.

Probeer een live demo-call Boek 15-min uitleg

Offerte in 5 min Live in 8 minuten Dieet-tracking per gast

Wat Vocito voor je doet

Catering = event-intake + offerte + planning + dag-zelf + nazorg.

Per event: 6-8 contactmomenten met klant + 5-10 met onderaannemers (afwasbedrijf, decoratie, etc.). PM-zwaar. Vocito automatiseert 70%.

Wanneer	Nu — handmatig	Met Vocito
Event-aanvraag	1-uur intake-call voor scope	AI intake compleet: type event, personen, datum, locatie, F&B-stijl
Offerte	Excel berekening, vaak 2-3 dagen later	Auto-offerte uit pakket-prijs + opslag locatie + dieet-uitzonderingen
Dieet-inventarisatie	Mail klant: "verstuur allergieën-overzicht" — 50% reageert	AI stuurt per-gast WhatsApp/mail voor allergieën-input
Week vóór event	Laatste check: bevestigingen, allergieën, locatie	Auto-checklist 7+3+1 dgn vooraf
Dag-zelf	WhatsApp-stress: koks + servers + locatie	AI doet coördinatie, escaleert alleen issues
Na event	Geen vervolg, klant verloren	Auto follow-up: review + jaar-later-aanbieding (anniversary, opnieuw)

Hoe het werkt

Drie features voor cateraars.

Event-intake met auto-offerte

AI vraagt: type event (bruiloft, bedrijfsevent, festival, privé-feest), aantal gasten, datum, locatie, gewenste F&B-stijl (buffet, plated, foodtruck, cocktail-style), dieet-overzicht globaal. Auto-offerte uit pakket-prijs (€X/persoon voor stijl Y) + opslag locatie-afstand + dieet-uitzonderingen.

Dieet-tracking tot gast-niveau

Per gast (uit RSVP-lijst): allergieën, dieet-restricties (vegetarisch, vegan, halal, glutenvrij, kosher), bijzondere wensen. AI stuurt persoonlijke WhatsApp/mail aan elke gast voor input. Resultaten in keuken-rapport: "35 vlees, 8 vegetarisch (2 met noot-allergie), 3 vegan, 1 glutenvrij". Voorkomt event-dag verrassingen.

Multi-day event coordinatie

Voor festivals/conferenties (multi-day): planning per dag, crew-rotatie, leveringen, ijs/water-vulling. AI coördineert tussen jou + onderaannemers (foodtruck, drank-leverancier, afval). Per dag dagrapport met afwijkingen + actie-items.

Echte cijfers

"Onze offerte-tijd was 3 dagen. Dat betekende dat de helft van de bruiloft-aanvragen al weg was naar concurrent. Met Vocito: offerte binnen 5 min, conversie van offerte-naar-opdracht van 28% naar 55%. Plus: per event 4-6 uur PM-tijd bespaard."

Founder · Bruidscateraar Rotterdam (80 events/jaar)

+96%

offerte-conversie

5 uur

PM-tijd bespaard/event

Veelgestelde vragen

Wat cateraars vragen voor ze beginnen

Hoe nauwkeurig is een auto-offerte voor maatwerk-catering?

Voor standaard pakketten (bruiloft-walking-dinner €X/persoon, bedrijfsborrel €Y, lunch-buffet €Z): zeer accuraat. Voor maatwerk (custom menu, exotic ingredients): AI levert range-offerte met definitieve prijs na menu-overleg. 70-80% van aanvragen valt in standaard.

Werkt dit met mijn catering-software (Total Party Planner, Caterease, eigen Excel)?

Ja. Native koppelingen voor Total Party Planner + Caterease op de roadmap Q3 2026. Tot dan: CSV-sync vanuit elk systeem. Voor Excel-gebaseerde processen: AI kan direct event-data invoeren in jouw template.

Hoe werkt dieet-input per gast als ik 200 gasten heb?

Vocito mailt/WhatsApp'pt per gast (uit RSVP-lijst die je deelt) een persoonlijke link voor allergieën-input. 80% antwoordt binnen 48 uur. AI escaleert non-responders naar bruidspaar voor opvolging. Resultaten in 1 overzichtelijk rapport voor keuken.

Wat met last-minute wijzigingen (extra gasten 3 dagen vooraf)?

Per event tracked: bevestigde aantallen, dieet-overzicht. Last-minute wijziging via klant-portal of WhatsApp: AI berekent prijs-impact, herstelt menu-vereisten, alert keuken/inkoop. Voorkomt 'oeps, te weinig eten' op event-dag.

Kost dit niet meer dan een event-coördinator?

Event-coördinator: €3-4k/maand. Vocito vanaf €299/mnd doet intake + offerte + dieet-tracking + dag-coordinatie. Voor cateraars met 40+ events/jaar: directe ROI plus mogelijkheid meer events tegelijk te beheren.