Voor event-locaties · trouwlocaties · congrescentra · party-zalen

RFP tot booking. Plus multi-vendor op event-dag.

Vocito's AI doet 24/7 RFP-intake (request for proposal), plant tour-bookings in je agenda en coördineert op event-dag tussen klant + cateraar + DJ + AV-leverancier + decoratie. Vanaf €299/mnd.

Probeer een live demo-call Boek 15-min uitleg

RFP-engine Live in 8 minuten Multi-vendor coördinatie

Wat Vocito voor je doet

Event-locatie = RFP-funnel + tour + lange salescycle + multi-vendor.

Per booking: 6-12 maand salescycle, 5+ vendors op event-dag, contracten in 5-vouden. PM-zwaar werk. Vocito orkestreert alles.

Wanneer	Nu — handmatig	Met Vocito
RFP-aanvraag	Mail/web-form, sales-team antwoordt 2-3 dagen	AI bevestigt + start RFP-flow binnen 30 min
Tour-planning	Mail heen-weer voor slot	AI biedt 3 slots, klant kiest, agenda gevuld
Na tour	Salestraject 3-6 mnd, contact verloren	Auto follow-up serie: testimonials, vergelijkers, beschikbaarheid
Contract	Heen-weer voor vendors, eindeloze mails	Auto-intake voor cateraar/DJ/AV-keuze met goedgekeurde lijst
Event-dag	Coordinator stress: 5 vendors, klant-bruidspaar	AI dispatches alle vendors, alert alleen bij issues
Post-event	Klant verdwijnt na bedankt	Auto follow-up: review-vraag + jaar-anniversary aanbod

Hoe het werkt

Drie features die event-locaties van RFP naar revenue brengen.

RFP-intake + auto-offerte

AI vraagt: type event (bruiloft, conferentie, gala, private), aantal gasten, gewenste datum, budget-range, must-haves (catering inclusief, audio-visueel, parking). Genereert offerte uit jouw zaal-pakketten (€X/persoon excl. catering, €Y all-in) + beschikbaarheid-check. Voor RFP's die niet passen: nette decline.

Tour-booking + multi-touch nurture

Tour-aanvraag = AI biedt 3 slots uit je agenda. Tour gehouden = auto follow-up serie: dag 3 ("vragen?"), dag 7 (testimonial-video), dag 14 ("alternatieve dates beschikbaar"). Voor lange salescycli (6-12 mnd): maandelijkse nurture met seizoens-themas + vergelijkers.

Multi-vendor coördinatie op event-dag

Vooraf: AI verzamelt info per vendor (cateraar: aantal, dieet, set-up tijd; DJ: muziek-voorkeuren, set-up tijd; AV: techniek-spec). Event-dag: auto-call-sheet voor elk vendor, real-time coördinatie via WhatsApp. Issues escaleren direct naar coordinator. Bespaart 6-8 uur PM-tijd per event.

Echte cijfers

"RFP's bleven binnenkomen via Booking-platforms, maar wij konden niet snel genoeg reageren. Met Vocito: 30 min response tijd ipv 3 dagen. RFP-conversie van 14% naar 38%. Plus: event-dag coordinatie automatisch — onze coordinator beheert nu 2x zoveel events."

Manager · Trouwlocatie Utrecht (120 events/jaar)

+171%

RFP-conversie

2×

events per coordinator

Veelgestelde vragen

Wat event-locaties vragen voor ze beginnen

Werkt dit met mijn event-software (Cvent, Tripleseat, Tripleseat Banquet)?

Ja. Native koppelingen met Cvent, Tripleseat, Banquet. Voor andere: CSV + webhooks. Event-data, klant-data, vendor-contacten: bi-directional.

Hoe kan AI 6-12 maand salescycle warm houden?

Per lead in pipeline: maandelijkse touches met content-mix: testimonials, real-event-fotos, seizoens-themas (lente-bruiloften), beschikbaarheid-alerts ("populaire datum X komt vrij"). Geen koude follow-ups — context-rijk en relevant.

Wat met geprefereerde-vendor-lijsten?

Per type vendor (cateraar, DJ, fotograaf, decoratie, AV) een goedgekeurde-lijst met partner-tarieven. Klant kiest uit deze lijst (of brengt eigen, mits we akkoord). AI faciliteert intake tussen klant en vendor. Commissie van partners is configureerbaar.

Hoe werkt event-dag coordinatie technisch?

Vóór event: dossier met alle vendors + tijdslijn + dieet-info + technische specs. Event-dag: AI heeft WhatsApp-groep met alle vendors + jouw coordinator. AI checkt elke fase (set-up, ceremonie, diner, dans), eskaleert issues. Coordinator vrij voor klantcontact.

Hoeveel kan ik per event besparen?

Per event typisch 8-12 uur PM-tijd (intake, follow-up, vendor-coordinatie). Bij €40-60/uur coordinator-loon: €320-720 bespaard per event. Voor locatie met 100+ events/jaar: €32-72k bespaard. Plus: hogere RFP-conversie = meer events.

RFP-conversie van 14% naar 38%.

Importeer je vendor-lijsten, configureer pakket-prijzen, en Vocito start RFP-intake vanaf vandaag.

Start gratis 7-dagen trial

Geen creditcard · €20 beta-credit · Cancel wanneer je wilt