Voor event planners · bruiloft-organizers · corporate events · catering-coördinatie

Lead in 5 min gescoopt. Offerte binnen 24u.

Vocito's AI doet event-intake (bruiloft, corporate, jubileum, festival), levert offerte uit pakketten en coördineert vendors (catering, DJ, fotograaf, locatie). Voor event planners en bruiloft-organizers. Vanaf €99/maand.

Probeer een live demo call Boek 15-min walkthrough

Lead-intake Live in 8 minuten Vendor-coördinatie

Wat Vocito voor je doet

Event planner = leads + scoping + vendors + execution.

Lead-volume seizoensgebonden (huwelijken april-okt). Scoping kost 2-3 uur per lead. Vendor-coördinatie versnipperd. Klant-updates 24/7. Vocito automatiseert intake + admin.

Wanneer	Nu — handmatig	Met Vocito
Bruidspaar vraagt offerte	Discovery-call inplannen (3-5 dagen)	AI vraagt 15 vragen, levert pre-offerte binnen uur
Lead niet kwalificerend (te laag budget)	Tijd verspild aan call	AI verwijst naar zelf-organize package of partner-vendors
Vendor (DJ) confirmation nodig	Mail-thread, antwoord 2 dagen later	AI vraagt vendor + tracks confirmaties in dashboard
Klant vraag 'wat dragen, weers-voorspelling?'	Avond-WhatsApp van event planner	AI antwoordt 24/7 vanuit event-context
Event uitgevoerd	Geen follow-up	Auto-mail: 'foto's delen? Review op Google?'
1 jaar jubileum	Geen contact	Auto-mail: 'gelukkige verjaardag! Foto-herinnering + jubileum-deal'

Hoe het werkt

Drie features die event-planning scalable maken.

Event-intake automation

Lead inquiry: AI vraagt 15 vragen (event type, datum, gasten-aantal, budget-range, locatie-voorkeur, thema, deal-breakers). Matched aan jouw pakketten + vendor-aanbod. Levert pre-offerte template binnen 1 uur, niet 5 dagen. Voor budget-mismatch: doorverwijzing naar self-service tools.

Vendor-coördinatie hub

Per event: AI tracked welke vendors nodig (catering, DJ, fotograaf, locatie, bloemen, transport). Stuurt requests aan voor-gekoppelde vendors. Tracked confirmaties + deadlines in dashboard. Voor 50+ events per jaar: bespaart 8u/week vendor-admin.

Klant-portal + 24/7 vragen

Klant heeft event-portal: vendor-overzicht, timeline, payment-schedule, dress-code, weer-update. AI beantwoordt 24/7 vragen ('hoeveel parkeerplekken?', 'kunnen we eerder beginnen?'). Voor planner: nachtelijke vragen weg.

Echte cijfers

"Ik plande 30 bruiloften per jaar, was 12u/dag aan administratie. Met Vocito's intake + vendor-coördinatie: 45 bruiloften per jaar, 9u/dag. Plus 24/7 klant-vragen weg = ik slaap weer 's nachts."

Eigenaar · Wedding planner Brabant (45 bruiloften/jaar)

+50%

events/jaar

0 calls

's nachts

Veelgestelde vragen

Wat event planners vragen voor ze starten

Werkt dit met onze software (Aisle Planner, HoneyBook, eigen Notion)?

Ja. Native integraties met Aisle Planner, HoneyBook, Dubsado, 17hats. Voor Notion/Airtable: 2-way sync via API. Klant-data, vendors, timelines: bi-directional.

Hoe weet AI welke vendors bij event passen?

Jij configureert je vendor-database (DJs, caterers, fotografen, locaties) met specialiteiten (bruiloft, corporate, festival) en prijs-range. AI matched op event-vereisten. Voor niche-events: escalatie naar planner.

Wat met klant-emoties bij persoonlijke events (bruiloft)?

AI is empathisch + warm in tone-of-voice: 'wat een spannende periode! Laten we stap-voor-stap planen.'. Voor moeilijke conversaties (budget-overschrijding, vendor-cancel): directe escalatie naar mens.

Hoe werkt dag-van-event coördinatie?

Dag-van-event mode: AI stuurt timeline-reminders aan vendors ('catering levert 14:00 zoals afgesproken'), notificeert klant bij milestones, en escaleert directe issues naar event-manager. Backup-protocol voor verstoringen.

Kost dit niet meer dan ik aan 1 event verdien?

Vocito vanaf €99/mo. Voor wedding planner met €3-8k/bruiloft revenue: 1 extra bruiloft per jaar = ROI 10×. Plus tijdsbesparing op admin.

50% meer events. 0 calls 's nachts.

Configureer je pakketten + vendor-database, en Vocito start vandaag.

Start gratis 7-dagen trial

Geen creditcard · €20 beta-tegoed · Aisle Planner/HoneyBook inbegrepen